Balance agée
Définition d'une balance âgée
La balance âgée est un document utilisé en comptabilité pour récapituler l'ensemble des comptes clients et fournisseurs qui ne sont pas soldés en les déclinant par tranches d’ancienneté. C'est un outil essentiel pour le comptable, le DAF ou le crédit manager pour le suivi et l'amélioration de la trésorerie de l'entreprise en gérant le recouvrement des créances.
L'objectif de la balance âgée est de mettre en relation les comptes clients ou fournisseurs avec les règlements reçus des factures émises en lettrant ou imputant. Cela permet de vérifier si il y a des erreurs de saisis. Pour les retards, la balance âgée offre la possibilité de relancer les clients ou de payer les factures pour les fournisseurs suivant l’échéance de règlement prévu.
Qu'est-ce qu'un balance âgée ?
C'est un document qui regroupe dans un tableau les créances par client ou par fournisseur par tranches de retard de paiement en fonction du nombre de jours de dépassement de la date d'échéance.
Les facturations sont ventilées par client et par ancienneté. Le tableau de la balance agée reprend les éléments suivants :
- Le numéro de compte ou la dénomination du tiers
- Le montant de la dette d’une entreprise
- La ventilation des sommes en fonction des différentes date d'échéance (Créances et dettes non échues ou échu, à moins de X jours).
La balance âgée est très souvent demandée et utilisée par les factors pour un contrat d'affacturage ou par les assureurs crédit pour obtenir une police d'assurance crédit. Donc veuillez à préparer ces documents avec soin avec des montants et des délais de paiement réels.
On distingue deux balances âgées : client et fournisseurs
La balance âgée clients
Elle regroupe l'ensemble des règlements attendus par l’entreprise et met en évidence les retards d’encaissements. Elle présente l’intégralité des paiements en attente et fait ressortir le niveau de retard des rentrées d'argent des factures. Elle permet surtout de catégoriser les relances clients à effectuer.
| Liste des acheteurs | Non échu – de 30 jours | Retard de 0 à 30 jours | de 30 à 60 jours | de 60 à 90 jours | de 90 à 120 jours |
| A Facture N°1 | 50 K€ | ||||
| B Facturation N°1 | 20 K€ | ||||
| A Facture N°2 | 30 K€ | ||||
| B Facturation N°2 | 50 K€ |
Cette balance aide les chargés de recouvrement à leur donner une vision globale des retards de paiement. Elle alerte l'entreprise sur les clients mauvais payeurs. Elle oriente les services de recouvrement et commercial à définir une stratégie et à prendre des décisions pour chaque type d'acheteurs.
Pour les créances non échues, il faut surveiller et anticiper les problèmes ou litiges éventuels avec les débiteurs en effectuant des rappels préventifs.
Pour les factures échues, il nécessaire d'effectuer des relances amaible puis en cas d'échec de lancer le processus de recouvrement par la voie judiciaire. Pour les clients ayant des créances en souffrance, il faut envisager avec les services commerciaux de suspendre de nouveaux engagements voir également arrêter les livraisons en cours.
La balance âgée fournisseurs
La balance âgée fournisseur, à l’inverse, présente l’intégralité des factures qui restent à payer et fait ressortir les retards de paiement.
| Fournisseurs | Non échu – de 30 jours | Dettes échues de 0 à 30 jours | de 30 à 60 jours | de 60 à 90 jours | de 90 à 120 jours |
| A Facture N°1 | 20 K€ | ||||
| B Facturation N°1 | 30 K€ | ||||
| A Facture N°2 | 60 K€ | ||||
| B Facturation N°2 | 80 K€ |
L'analyse des soldes des balances âgées clients et fournisseurs produit une information qualitative et quantitative sur l’évolution prévisible de la trésorerie d’une société. Elle met en relief les risques et carences de la structure en matière de relance des paiements et de la sélection de la qualité financière des clients.
Ces deux supports sont complémentaires et vont aider le credit manager dans sa gestion des comptes de l’entreprise avec une vision global à l’instant T des retards d’encaissements et de paiements !
Dans la vie d'une activité, la balance âgée client est particulièrement suivi dans la gestion du poste clients de l’entreprise, elle va pointer les montants et délais des créances et identifier les mauvais payeurs. Cette gestion conjointe va simplifier à court terme le pilotage de la société et peut influencer une stratégie « plan de trésorerie » qui impliquera une stratégie financière. Elles peuvent aussi aider à élaborer un plan de trésorerie qui intégrera un possible plan financier.
En complément de la balance comptable et de l'échéancier, la balance âgée offre un support de suivi efficace des règlements clients et de gestion pour réaliser des prévisions de trésorerie mais aussi de communication et d’animation entre les équipes commercials et les services de recouvrement.
De nombreux systèmes informatiques comptables permettent d’éditer directement la balance âgée en utilisant les logiciels de facturation et de lettrages.
Attention de ne pas confondre balance âgée avec la balance AG ou l’échéancier (regroupe la liste des factures à payer avec leur date d'échéance) ou la balance comptable (C'est la situation des comptes clients à une date donnée, elle représente le solde des comptes clients sans les dates de paiement).
FAQ sur la balance âgée
1. Qu’est-ce que la balance âgée ?
👉 La balance âgée est un document comptable qui ventile les créances et les dettes d’une entreprise en fonction de leur ancienneté. Elle permet d’analyser les délais de paiement accordés aux clients et ceux imposés par les fournisseurs.
2. Pourquoi est-elle importante ?
👉 Elle aide à :
3. Comment se présente une balance âgée ?
👉 Elle est généralement divisée en colonnes représentant différentes tranches d’ancienneté des factures :
Chaque ligne correspond à un client (créances) ou un fournisseur (dettes), avec le montant total dû dans chaque tranche.
4. Quelle est la différence entre la balance âgée client et fournisseur ?
5. Comment analyser une balance âgée ?
6. Comment améliorer la gestion de la balance âgée ?
7. Quelle est la fréquence idéale pour l’analyser ?
8. Quels outils permettent de générer une balance âgée ?
👉 Les logiciels de comptabilité comme Sage, Cegid, QuickBooks, EBP et les ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) permettent d’automatiser son édition.
9. Comment éviter une balance âgée trop déséquilibrée ?
10. Quel est le lien entre la balance âgée et le BFR ?
👉 Une balance âgée avec trop de créances en retard peut augmenter le besoin en fonds de roulement et impacter la trésorerie de l’entreprise.
11. Quels sont les 3 balances comptables ?
👉 En comptabilité, on distingue généralement trois types de balances :
12. Qu'est-ce que la balance auxiliaire ?
👉 La balance auxiliaire est un document comptable qui détaille les soldes de certains comptes spécifiques, généralement les comptes tiers :
Elle permet d’analyser les transactions individuelles sans surcharger la balance générale.
13. Qu'est-ce que la balance âgée fournisseurs en comptabilité ?
👉 La balance âgée fournisseurs est un tableau qui classe les dettes d’une entreprise envers ses fournisseurs selon leur échéance.
Elle est structurée en tranches d’ancienneté :
Son objectif est de :
14. Quelle est la différence entre la balance générale et la balance âgée ?
👉 La balance générale et la balance âgée ont des finalités distinctes en comptabilité :
Balance générale
Balance âgée
En résumé : la balance générale donne une vision globale de la comptabilité, tandis que la balance âgée est un outil de gestion qui aide à suivre les créances et dettes en attente.
15. Pourquoi dit-on "balance âgée" ?
👉 Le terme "balance âgée" vient du fait qu’elle classe les créances et dettes en fonction de leur ancienneté.
Elle ventile les montants dus selon le temps écoulé depuis leur émission.
Cette analyse permet d’évaluer la solvabilité des clients, de repérer les risques d’impayés et d’optimiser la gestion de trésorerie.
16. Quels sont les trois types de balance en comptabilité ?
👉 En comptabilité, on distingue trois types de balances :