Contrat d’affacturage
Définition d'un contrat d’affacturage
L'affacturage peut se résumer comme étant un moyen de financement à court terme de vos factures clients. Au moment où vous actez de finaliser un contrat d’affacturage pour votre entreprise, cela entérine le fait que vous allez céder vos facturations ou plus clairement les sommes qui vous sont dues par vos débiteurs, vos acheteurs, à un partenaire Factor.
La convention d'affacturage est un type d'accord de crédit dans lequel une société qui fournit un fonds de roulement à un affacturé en achetant ses comptes clients à escompte (un "factor"). L'affactureur peut assumer l'obligation de recouvrer le règlement des créances, mais pas nécessairement la totalité ou une partie du risque de crédit en cas de non-paiement.
En ce sens, cette transaction peut ressembler davantage à un prêt du factor garanti par les créances de l'emprunteur, plutôt qu'à une véritable vente des facturations.
Si nous prenons la définition donné par l'arrêté du 29 novembre 73 cela donne : "Une opération financière par laquelle, dans le cadre d'une convention, un organisme spécialisé (affactureur comme une banque ou un établissement financier) gère les comptes clients d'entreprises en acquérant leurs créances, en assurant leur recouvrement (amiable ou judiciaire) pour son propre compte et en supportant les pertes éventuelles sur des débiteurs insolvables."
Comment fonctionne le contrat d’affacturage ?
En pratique, avec la solution d'affacturage, le Factor vous re-crédite immédiatement le montant facturé au client (moins le coût de sa commission). Par la suite, il sera chargé de relancer les débiteurs afin de recouvrer les facturations.
L'affactureur va donc vous régler vos factures avant l'échéance, l’exigibilité. Dans les faits, la société d’affacturage devient subrogée dans les droits de l’entreprise et va donc être responsable des risques de leur insolvabilité de ces clients.
Retenons que la notification aux acheteurs de l’utilisation d’un contrat de factoring est primordiale. On notifie généralement par courrier ou par email.
Dans la vie du protocole et dans la vie économique de l’activité, l’entreprise "adhérente" au Factor (la société de financement ), va transmettre à ce dernier ses créances commerciales, moyennant une rémunération. Par cette rétribution, l'affactureur va assurer la gestion, le recouvrement et garantir le paiement (en insolvabilité déclarée, RJ, LJ).
Le contrat est généralement à durée indéterminée, on peut dire qu’il est intuitu personae car il existe une confiance entre les parties pour la bonne exécution.
Dans les rapports réciproques, seront appliquées : la subrogation conventionnelle et la convention de compte-courant (afin de contrôler la bonne exécution de leurs obligations contractuelles.)
Les intervenants dans une convention d’affacturage ?
Dans cette forme de financement, nous avons 3 Types d’intervenants :
La structure du contrat de factoring
Le contrat d'affacturage établit l’ensemble de prestations de services misent à dispositions de l'adhérent, en échange d'une rémunération.
L’intervention du factor :
Son intervention en prestations de services de factoring recouvre trois niveaux :
La gestion des factures
Dans la pratique la structure adhérent au facto va lui remettre les éléments justificatifs de ses créances certaines et exigibles, complétées du bordereau et de l'assentiment écrit de subrogation (quittance subrogative).
Notons que deux principes de base vont être requis :
La garantie des factures
Le contrat d'affacturage va inclure la garantie de bonne fin des factures cela est important. C'est-à-dire un paiement en cas d'insolvabilité constatée du débiteur.
Cette garantie ne concerne que les créances ayant fait l'objet d'un agrément (ou approbation) préalable du factor, selon une procédure définie par le contrat et pour lesquelles l'adhérent l'a valablement subrogé dans ses droits et actions contre le débiteur.
En pratique l'adhérent est couvert en insolvabilité déclarée (RJ et LJ).
Le financement des factures
Le Factor finance les factures de l'adhérent. Il apporte les fonds à hauteur des créances garanties. Pour ce contre garantir, il demande la constitution d’un fond de garantie.
Comment se rémunère le factor
La rémunération comporte 2 niveaux : La commission de financement bancaire rémunère l’avance de trésorerie “le prêt sur facture”, elle s’appuie sur le taux de base bancaire Euribor ou Eonia , elle sera appliquée sur le montant avancé, et sa durée.
La commission d’affacturage ou taux de gestion (honoraire pour services ) qui sera appliquée sur la somme financée.
Le contrat et les droits et obligations des parties
Rappelons que les droits et obligations du factor sont établis par le contrat.
Il établit des engagements réciproques vis-à-vis de l’adhérent. Pour tout différend, il faudra se reporter aux termes du contrat et aux clauses légales relatives aux outils juridiques mis en référence.
Il a l'obligation de remettre tous les éléments justificatifs qui établissent l'existence et le montant de ses facturations (factures, bons de commande, bons de livraison, effets de commerce etc.).
Les obligations de la société d’affacturage s'arrêtent dès que l’adhérent ne remplit pas ses engagements et dans le cas où le Factor se montre inefficient à valider les droits qu'il lui a transférés.
Si le transfert n’est pas possible, le factor pourra l'annuler par un simple contre-passage d'écriture.
Les clauses du contrat
Il est important de faire des recherches avant de signer un contrat avec une société d'affacturage. Le meilleur factor pour vous est celui qui vous soutient et vous laisse libre de vos choix commerciaux ; elle vous aide à vous développer au lieu de vous contraindre. Assurez-vous de ne pas vous retrouver coincé dans un système financier qui entrave votre croissance et vous dicte vos pratiques commerciales.
Lorsque vous concluez un accord d'affacturage, comme pour toute relation contractuelle, il est important de comprendre les enjeux et les exigences du contrat avant de le signer. Si vous n'êtes pas clair à ce sujet, certaines questions peuvent s'avérer problématiques. Nous allons aborder ici certaines des éléments clés que vous devez prendre en compte avant de signer un contrat d'affacturage.
1. Comprendre la structure des frais et commissions de l'affactureur
La question la plus importante est celle des frais que vous allez payer pour le service de factoring. Les coûts d'affacturage varient, il est donc important de savoir non seulement quels sont ces frais, mais aussi ce que vous obtenez en échange. La plupart des affactureurs facturent un pourcentage du montant de la facture qu'elles affacturent. Vous devez connaître le taux d'escompte, le taux d'avance et tous les autres frais de mise en place qui sont impliqués. Les sociétés d'affacturage n'utilisent pas vos antécédents en matière de crédit pour déterminer si elles vont travailler avec vous ou non. Cependant, ils tiennent compte de votre solvabilité et du total de vos comptes clients pour calculer vos frais.
Soyez à l'affût des établissements financiers qui offrent des taux de démarrage peu élevés ou des coûts inférieurs à ceux du secteur dans son ensemble. Vous devriez vous renseigner sur les frais ou exigences supplémentaires qui pourraient entrer en vigueur après le début du contrat.
Si vous signez une convention qui exige un montant minimum d'activité, assurez-vous que vous avez suffisamment de commandes et que vous générez assez de factures pour remplir ce minimum.
L'accord devrait comporter une section décrivant les frais exacts qui vous seront facturés. Si tout n'est pas regroupé dans une même section, recherchez dans le document des termes tels que "intérêt", "frais", "honoraires", "minimum", etc. Cela devrait faire apparaître tous les coûts applicables à votre compte. En général, une somme vous sera facturée en fonction du temps qu'il faut à votre client pour payer. Il peut s'agir d'un taux d'intérêt. La chose la plus importante à savoir est que la plupart des facteurs facturent un minimum mensuel. Cela signifie que si vous n'affacturez pas suffisamment de factures au cours d'un mois donné pour couvrir le minimum, vous devrez payer la différence entre le montant que vous avez affacturé et le minimum.
Soyez conscient des frais de transfert, de maintenance, de gestion des garanties et d'audit. Lorsque vous essayez de calculer le coût total de l'affacturage, assurez-vous d'ajouter tous ces frais à votre coût. Ils peuvent être plus élevés que le taux d'intérêt.
2. La durée du contrat
Un élément essentiel de l'accord d'affacturage est la durée du contrat. Si vous êtes novice en matière de factoring ou si vous cherchez une nouveau factor, vous souhaiterez peut-être limiter la durée du protocole. Si vous ne connaissez pas l'affactureur, un engagement à long terme peut être préjudiciable s'il s'avère que la relation n'est pas la bonne pour vous. Vous devez garder vos options ouvertes, afin de ne pas vous enfermer dans un contrat à long terme avec la mauvaise société d'affacturage.
De nombreux contrats vous engagent pour un an et sont automatiquement renouvelés pour une autre année sans que vous le sachiez. Dans de nombreux cas, la résiliation anticipée de votre convention n'est pas une option, ou n'est possible que si vous payez des frais de révocation importantes.
3. Les exigences en matière de garantie
Un autre aspect important du contrat d'affacturation est le nantissement. La solvabilité de vos clients détermine la décision de la société d'affacturage de travailler avec vous, ainsi que ses frais et ses taux d'avance. Une garantie peut être exigée dans certains cas, par exemple si vous demandez un taux d'avance plus élevé ou si vous souhaitez une aide pour le financement du commerce.
Une garantie peut être exigée si l'historique de crédit de l'un de vos prospects est mauvais, mais que vous souhaitez quand même affacturer la facture. Dans ce cas, il peut vous être demandé de fournir une garantie pour assurer le remboursement de l'avance au cas où le client ne paierait pas. Parmi les types de garanties qui peuvent être exigées, citons le nantissement direct d'un portefeuille d'actions ou de biens immobiliers.
Il est fort probable que l'on vous demande de garantir personnellement les avances que la société d'affacturage fait sur vos créances. Même dans un accord sans recours, vous garantirez les montants avancés s'ils ne sont pas payés pour une raison autre que l'incapacité financière de votre client.
4. Le taux d'avance
Le pourcentage d'avance sera probablement indiqué dans votre contrat comme un taux "jusqu'à", quelque chose comme : "peut fournir des avances sur vos créances à un taux égal à, jusqu'à 80 %. Les contrats d'affacturage sont rédigés de manière à ce que les factors n'aient à avancer qu'à leur discrétion. Contrairement à un accord de prêt engagé, ils ne sont jamais obligés de décaisser et peuvent choisir de donner moins que le montant indiqué dans le document contractuel.
5. Recours ou non-recours
Votre contrat doit préciser si l'affacturage est effectué sur une base avec ou sans recours. Si vous souhaitez que le factor offre une protection de crédit pour vos créances au cas où le client ne paierait pas, vous spécifierez que l'affacturage se fait sur une base sans recours. Il peut y avoir des frais supplémentaires, mais cela vaut la peine de vous soulager des problèmes de recouvrement.
6. Inéligibilité
En raison du caractère discrétionnaire du contrat d'affacturage, les affactureur peuvent rendre inéligible toute créance de leur choix. Essayez de faire en sorte que le factor soit aussi précis que possible par écrit quant aux critères qu'il utilise pour rendre les comptes inéligibles. Les comptes normalement inéligibles comprennent les clients étrangers, les prospects qui sont liés à votre acheteur et les créances en souffrance.
7. Demandez à un expert d'examiner le contrat
C'est une bonne idée de demander à un expert d'examiner votre contrat, car il a l'expérience des sociétés financières. Il sera peut-être en mesure de déceler certains problèmes auxquels vous n'avez peut-être pas pensé. Par exemple, il peut y avoir des frais cachés que vous n'avez pas vus au départ. Il peut aussi vous aider à décider si vous avez besoin de services à valeur ajoutée qui augmenteraient ou non le coût global de l'affacturage.
8. La ligne de fonds de roulement
Le factoring est un service important qui peut vous aider à répondre à vos besoins en fonds de roulement et à vos autres obligations financières. Lorsque vous passez un contrat avec une société d'affacturage, il est important que vous et votre expert compreniez toutes les questions en jeu pour assurer le bien-être financier de votre entreprise.
9. Endossement ou procuration limitée
Tous les contrats d'affacturage donnent à l'affactureur une procuration limitée pour agir en votre nom en ce qui concerne vos créances. Ce pouvoir comprendra le pouvoir d'endosser les chèques et le pouvoir de régler les factures avec vos clients en votre nom.
10. Les rapports d'audits
Certaines sociétés d'affacturation peuvent exiger des audits mensuels de votre part. Il peut s'agir d'états financiers mensuels, de rapports des comptes créditeurs, de listes de clients, etc. Assurez-vous de connaître exactement les exigences en matière de compte rendu, car vous pourriez encourir des frais de retard si vous ne les produisez pas à temps.
