Elles ont une fonction importante, tant pour l'entité commerciale qui les envoie que pour le client qui les reçoit. Pour les petites structures, une facture permet d'accélérer le processus de paiement en informant les acquéreurs du versement à effectuer. Pour les acheteurs, elles constituent un enregistrement organisé d'une dépense, avec des détails détaillés, et peuvent faciliter la tenue des dossiers. Pour gagner du temps, les professionnels utilisent des modèles de facturation pour éviter de remplir les mêmes informations à chaque fois.
L’édition et son enregistrement au niveau comptable sont des taches obligatoires pour toutes ventes inter entreprises (EI, EIRL, SA, SARL, SAS, SNC, EURL, SASU, SCA, SCS, Micro) et leur taille (TPE, PME, ETI, GE).
Qu'est-ce que c'est une facture ?
Une facture est un document délivré aux clients par un vendeur qui demande le paiement de biens ou de services. Elle est également connue sous le nom de créance en cas de virement avec un délai de règlement. C'est un justificatif présenté à l'acheteur avant ou après la fourniture des marchandises ou des prestations. Il s'agit d'une pièce légale qui peut être annulée par une note de crédit s'il est émis de manière incorrecte.
Si vous êtes un vendeur, vous n'êtes pas autorisé à supprimer simplement une facturation des registres de vente. Votre entreprise est probablement enregistrée à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) et vous devez émettre des factures conformément aux exigences réglementaires spécifiques.
Les différents types de facturations
Maintenant que vous savez ce qu'est une facture de base, examinons les différents types de facturations existantes :
- De vente : dans la majorité des cas, il s'agit d'une opération pour vendre (si vous la recevez, il s'agit d'un achat).
- Intermédiaire : si vous demandez des paiements échelonnés pour un gros travail, vous pouvez envoyer une ou plusieurs facturations.
- Facture finale : c'est la dernière d'une série intermédiaire, elle indique que le travail est terminé et qu'aucune autre ne suivra.
- Récurrente : si vous facturez à votre client le même montant à chaque fois, vous pouvez simplement envoyer une facturation récurrente. Elle est idéale pour les abonnements ou les contrats de location.
- Pro forma : elle est souvent utilisée pour indiquer le prix des marchandises afin qu'un importateur puisse calculer les frais de douane avant d'acheter. La facture pro forma ne constitue pas l'enregistrement d'une vente.
- Commerciale : elle est également utilisée pour calculer les droits de douane sur les produits importés, mais dans ce cas, la transaction a eu lieu et la vente est officielle.
- Note de crédit : ces justificatifs permettent d'annuler un débit d'une facture précédente. Ils sont émis lorsque des marchandises sont retournées ou lorsqu'un client est surfacturé.
À quoi sert une facture ?
Les factures sont utilisées comme document source pour la comptabilité des entreprises. Elles sont utiles pour enregistrer toutes les transactions de vente qu'une entité commerciale effectue avec ses clients. Elles sont utilisées par les sociétés à des fins diverses, notamment :
- Pour demander aux acheteurs de payer en temps voulu.
- Assurer le suivi des ventes.
- Suivre les stocks, pour les activités qui vendent des produits.
- Prévoir les liquidations futures à partir de données historiques.
- Enregistrer les revenus de l'entreprise pour les déclarations fiscales.
Les mentions obligatoires
Il existe certaines informations que vous devez légalement faire figurer sur vos factures.
- Un numéro d'identification unique.
- Le nom, l'adresse et les coordonnées de votre entreprise.
- La raison sociale et l'adresse du client que vous facturez.
- Une description claire des prestations ou des marchandises.
- La date à laquelle vous avez fourni les biens ou les services (également appelée "date de fourniture").
- Le(s) montant(s) que vous envoyez à la facturation.
- Le coût de la TVA, le cas échéant.
- La somme totale dûe.
- Le numéro de TVA intra-communautaire.
- En cas de remise, le pourcentage accordé.
- La date de la facture.
- Le taux de l'escompte éventuel.
- Le délai de règlement.
- Le montant des pénalités en cas de retards de paiement.
Veillez à ce que vos facturations soient clairement présentées et contiennent toutes les informations dont le client a besoin. Votre objectif est de rendre la vie de vos acheteurs aussi facile que possible, car c'est ainsi qu'ils reviendront acheter chez vous. N'oubliez pas que des acquéreurs satisfaits sont plus susceptibles de vous payer et de vous recommander à d'autres personnes !
La facture électronique
Une facture électronique est un document de vente créée, émise et reçue sous forme informatique. Il existe 3 types de formats pour ce mode de facturation :
- « Structuré », composées avec des informations ordonnées pour répondre aux impératifs de l’EDI (échange de données informatisé).
- « Non structuré », dont la présentation reprend celle des facturations papier comme les documents PDF, JPEG, HTML.
- « Hybride », un mix des deux formats précédent. Soit PDF/A3 ou Factur-X.
Depuis le 1er janvier 2020, les établissements commerciaux doivent obligatoirement envoyer leurs factures sous format électronique pour le secteur public. À partir de 2024, les
obligations de transmission et de réception des facturations sous un format dématérialisée et structurée seront imposées progressivement aux sociétés :
- à compter du 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises.
- à partir du 1er janvier 2025 aux structures de taille intermédiaire.
- à compter du 1er janvier 2026 aux TPE et PME.
Par ailleurs, les factures électroniques doivent être archivées et conservées dans leur format informatique original.
Comment le financement des facturations et l'affacturage profitent aux entreprises à tous les niveaux ?
Le financement des factures et l'affacturage laissent parfois entendre qu'une entreprise a désespérément besoin de liquidités. Or ce n'est pas toujours le cas. Ces deux options peuvent par exemple solutionner le problème du cycle de conversion de l’encaissement. Le financement des créances, tout comme l'affacturage, offre également une alternative aux prêts lorsque les établissements bancaires refusent de prêter ou lorsque ces dernières exigent différentes sortes de garanties. Pour de nombreuses entreprises, ce système financier est considéré comme une solution adaptée pour couvrir les pénuries temporaires de fonds de roulement ou d'autres besoins qui surviennent de temps à autre.
Les type de factures prises en compte avec l’affacturage
Les sociétés d’affacturage acceptent toutes les factures à partir du moment où elles sont émises sur des établissements commerciaux (numéro d’immatriculation siren obligatoire) et que la livraison soit effectuée ou que la prestation soit achevée. Cependant, certaines facturations ne sont pas acceptées par les affactureurs dans conditions particulières.
- L’entreprise acheteuse présente un risque important. En effet, la facturation doit être couverte. Pour cela, l'acheteur doit avoir une notation financière suffisante.
- Les factors considérent que c'est du papier de famille lorsque les facturations sont effectuées sur une société mère, soeur ou filliale. C'est le cas lorsqu'il existe une relation capitalistique, de personne physique ou morale entre le fournisseur et le client. A cause de ce type de configuration, les factures de papiers de famille ne sont pas prises en compte en affacturage car il y a un risque d'entente entre les deux parties.
Par ailleurs, la facture doit porter une mention subrogative. Cette indication précise qu’elle a été cédée à un factor. Cependant, si le contrat d’affacturage est confidentiel il n’est pas nécessaire de mettre cette mention.
Le financement des créances pour raccourcir le cycle de conversion de l’encaissement
La croissance et la durabilité de toute entreprise dépendent partiellement de son cycle d’encaissement, autrement dit, sa capacité à convertir ses factures en liquidité. Une période courte est synonyme d’une trésorerie saine, tandis qu’une rotation longue représente un risque élevé de pénurie de rentrée d'argent pour l'établissement commercial. Or, le plus souvent, les sociétés accordent un délai de versement à leurs clients. Cette pratique courante du règlement de la facturation à une date ultérieure prolonge le cycle de conversion de l’encaissement. Au final, le fournisseur augmente ses risques de manque de liquidité dans sa trésorerie. Pour écourter ce délai de règlement, sans pour autant forcer les clients à régler leurs créances avant l’échéance, les entités commerciales peuvent opter pour la solution du financement des factures.
La vente des factures clients pour financer les besoins en trésorerie
Le problème de ressources financières constitue une difficulté majeure pour de nombreuses entreprises. Ils peuvent affecter la capacité de la structure à croître et à survivre. C'est pourquoi le financement des factures est si populaire parmi les sociétés qui ont besoin de financer leurs manques de trésorerie. Ce dispositif permet aux établissements commerciaux d'accéder à des capitaux sans avoir à vendre des actions ou à s'endetter. Il peut être utilisé pour financer l'achat de stocks, payer les fournisseurs, couvrir la paie, etc. C'est également une option intéressante, car elle propose des tarifs abordables et des conditions flexibles adaptées aux besoins de chaque entité commerciale.
Le financement des facturations pour la croissance de l’entreprise
Les entreprises doivent se développer pour survivre, mais parfois les flux de trésorerie posent problème. Avec le financement des factures, les sociétés peuvent augmenter leurs liquidités opérationnelles et gérer facilement leur finance. Il contribue étroitement à la croissance de l’activité grâce à l’obtention de cash au moment opportun. Avec une rentrée financière suffisante, les TPE ou PME peuvent financer l'achat des produits ou services qu'elles ont à proposer à leurs acheteurs, tout en maintenant un niveau de trésorerie stable et sain. Non seulement le financement des facturations fournit un fonds de roulement suffisant à l’entreprise, mais en plus cette dernière peut développer son activité sans avoir à attendre que les clients paient leurs factures.
Financement de factures et affacturage, deux solutions pour un seul besoin
La capacité de lever des fonds grâce à la cession des facturations a connu une croissance rapide au cours des dernières années et cette tendance n’est pas près de s’arrêter dans le futur. Les différents types d'options incluent principalement l'affacturage et le financement de factures. Certaines entreprises utilisent ces deux services conjointement l’un avec l’autre pour des raisons stratégiques. Le factoring est une méthode populaire, car il s'agit d'un moyen simple d'accéder rapidement à des liquidités.
L’affacturage
Les entreprises réussissent lorsqu’elles ont un modèle commercial et une stratégie pour développer leur activité. Autrement dit, elles ont un plan pour l'avenir et elles savent comment l'exécuter. L’une des stratégies utilisées par de nombreuses activités consiste à mettre en place un système qui permet d’écourter l’encaissement tout en accordant un délai de paiement à leurs clients. Les sociétés utilisent l’affacturage pour mettre en œuvre cette stratégie. Cette technique est bénéfique pour la croissance des commerces et elle est prisée pour celles en quête de financement rapide et simple. C’est également l’un des facteurs qui influencent le succès d'une entreprise. Les avantages de l’affacturage incluent :
- la disponibilité de liquidité dans la trésorerie.
- les coûts administratifs réduits.
- l’accès à des options de financement supplémentaires.
- la stabilité du flux de cash.
En général, il n'est pas nécessaire de modifier les factures elles-mêmes pour participer à un programme d'affacturage. La seule adaptation nécessaire est d'incorporer la mention subrogative, une annotation indiquant que la créance a été transférée à une entreprise d'affacturage et que le paiement devra être adressé à cette dernière. Cette mention peut être ajoutée à la facture via un tampon ou intégrée numériquement directement au sein du document.
Mis à part ce petit ajustement, la facture ne nécessite pas d'autres changements, car l'affacturage est un processus assez simple. Cependant, quelques éléments peuvent nécessiter une mise à jour ou une mention spéciale :
- Mention du cessionnaire : selon le contrat d'affacturage et la juridiction, il peut être nécessaire d'indiquer sur la facture que celle-ci a été cédée à un factor. Cette mention informe le débiteur que le paiement doit être effectué directement à l'affactureur et non à l'entreprise émettrice de la créance.
- Coordonnées pour le paiement : si le règlement est désormais destiné à la société d'affacturage, les coordonnées bancaires pour le règlement peuvent devoir être celles de cette société.
- Références contractuelles : dans certains cas, il peut être utile ou nécessaire de mentionner le numéro ou les détails du contrat de factoring.
Le financement de factures
Le processus de financement de factures implique l'utilisation d'une facturation comme garantie. Ce dispositif consiste à donner accès aux créances impayées à un prêteur qui les achètera ensuite à prix réduit et collectera des fonds auprès des clients au nom de l'entreprise. C'est une option alternative pour les professionnels qui ne veulent pas avoir à attendre que les débiteurs paient leurs factures avant de recevoir leur argent. Cette stratégie financière ne nécessite aucuns frais initiaux, mais exige plutôt une renonciation à une partie des revenus bruts qui provient du client. C’est un bon moyen pour les structures de développer leurs activités. En effet, ce système permet d’obtenir des liquidités immédiates, même si les débiteurs ne sont pas en mesure de respecter les conditions de paiement, notamment le délai de règlement accordé.
