Facture électronique

Une facture électronique est définie par l'administration fiscale comme une facture créée, envoyée et reçue en format numérique sans être jamais convertie en papier.

Une facture électronique est une facturation dématérialisée transmise et stockée sous forme numérique, généralement au format électronique structuré, plutôt que sur support papier. Elle contient les mêmes informations qu'une facture traditionnelle, telles que les détails sur la transaction commerciale, les produits ou services fournis, les montants à payer, les coordonnées du vendeur et de l'acheteur, ainsi que les conditions de paiement.

Les factures électroniques sont échangées entre les parties commerciales par le biais de systèmes informatiques et peuvent être traitées automatiquement, ce qui offre des avantages en termes d'efficacité, de rapidité et de réduction des coûts administratifs. Elles sont souvent utilisées dans le cadre de processus de facturation ou de systèmes de gestion électronique des documents (GED).

C'est quoi facturation électronique ?

À partir de septembre 2026, les entreprises françaises assujetties à la TVA devront émettre des factures électroniques via un logiciel de facturation conforme ou une plateforme de dématérialisation partenaire.Pour qu'une facture soit considérée comme électronique, elle doit être intégralement traitée de manière numérique depuis son émission jusqu'à son archivage, qui doit être effectué pour une durée de dix ans.

Elle doit inclure toutes les mentions légales requises telles que la date, le numéro de la facture et du bon de commande, les identités de l'émetteur et du récepteur, les numéros d'identification à la TVA, ainsi que les prix hors taxes et toutes taxes comprises.

La transition vers la facturation électronique, obligatoire depuis 2020 pour les transactions avec les administrations publiques et qui sera étendue à toutes les ventes commerciales d'ici 2027, nécessite une adaptation des processus internes des entreprises.

Cette évolution vers l'e-invoicing exige la mise en place de systèmes qui garantissent un traitement fluide et sécurisé des factures, ainsi que la formation et l'implication des équipes, clients et fournisseurs pour s'assurer d'une transition réussie.

Les entreprises doivent se préparer à ces changements, non seulement pour se conformer à la réglementation mais aussi pour tirer parti des bénéfices de l'efficacité opérationnelle et de la réduction des coûts associés à la facturation électronique. Des sanctions sont prévues pour les entreprises qui ne respectent pas ces obligations, soulignant l'importance de se conformer aux nouvelles normes.

Comment faire une facture électronique ?

La Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a mis en place un modèle en Y pour faciliter ce processus, impliquant plusieurs acteurs :

• Le Portail Public de Facturation (PPF) : une plateforme officielle qui fonctionnera comme Chorus Pro, facilitant l'e-reporting et la transmission d'informations fiscales essentielles telles que les montants de TVA.
• Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) : ces outils, enregistrées auprès de l'administration fiscale, auront la capacité de transmettre les factures à la DGFiP.
• Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) : ils joueront un rôle crucial dans la création et la transmission des factures sans être officiellement reconnus comme PDP. Ce sont généralement des fournisseurs de logiciels de facturation et de gestion commerciale.

Pour émettre une facture électronique, il est nécessaire de renseigner toutes les mentions légales requises comme la date, le numéro de la facture, les montants HT et TTC, ainsi que le SIREN du client et l'adresse de livraison si différente.

Il est recommandé d'utiliser un format structuré comme XML ou EDI pour faciliter l'échange de données et assurer la conformité aux normes légales. Une fois la e-facture créée, elle ne doit plus être envoyée par email mais via une plateforme tierce.

Si vous utilisez un logiciel de e-facturation homologué comme PDP, ce processus est simplifié. Les factures seront directement consultables sur la plateforme de dématérialisation partenaire, permettant de suivre leur statut (dépôt, rejet, refus, encaissement).

En somme, la facturation électronique représente une transition importante pour les entreprises, requérant l'adoption de technologies adéquates et une bonne compréhension des exigences légales pour une gestion efficace et conforme.

Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?

Toutes les entreprises depuis 2020 ont l'obligation d'émettre des factures numériques pour les transactions avec l'État, les collectivités territoriales, et les établissements publics via la plateforme Chorus Pro.

Ce système a facilité l'échange de près de 140 millions de factures depuis 2017. Cependant, les échanges de factures entre entreprises privées restent majoritairement non dématérialisés, engendrant des coûts supplémentaires.

La loi de finances rectificative pour 2022 étend cette obligation à toutes les transactions entre entreprises assujetties à la TVA.

L'application de cette mesure sera progressive : à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, et à partir du 1er septembre 2027 pour les PME et microentreprises, avec une date limite au 1er décembre de l'année correspondante.

Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront également être capables de recevoir des factures électroniques, dès lors que leur fournisseur est tenu à cette obligation. Pour se préparer à ces changements, il est conseillé de consulter le calendrier détaillé des obligations liées à la facturation électronique pour savoir précisément quand votre entreprise sera concernée.

Comment réceptionner une facture électronique ?

À partir de 2026, toutes les entreprises françaises, quelle que soit leur taille, devront s'adapter à la réception de factures électroniques. Pour cela, elles auront deux options principales :

1. Le Portail Public de Facturation (PPF)

Ce portail centralise et transmet gratuitement les données de facturation aux services fiscaux. Basé sur la plateforme Chorus Pro, le PPF est déjà utilisé pour les échanges de factures entre les entreprises et le secteur public. C'est une option sans coût qui est particulièrement avantageuse pour les petites entreprises.

2. La Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

Ces plateformes, agréées par l'État, peuvent être payantes. Les entreprises ne sont pas obligées d'utiliser la même PDP que celle de leur fournisseur, ce qui offre une certaine flexibilité.

Les dates clés pour la réception des factures électroniques sont :

• 1er septembre 2026 : toutes les sociétés doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI doivent commencer à émettre des facturations électroniques et à participer à l'e-reporting.
• 1er septembre 2027 : les PME, TPE et microentreprises doivent commencer à émettre des factures électroniques et à participer à l'e-reporting.

Cette transition vers la facturation électronique vise à simplifier la gestion des factures et à renforcer la transparence fiscale.

Comment financer une facture électronique ?

L'affacturage, aussi connu sous le terme de "factoring", est une solution financière permettant à une entreprise de financer ses factures électroniques immédiatement plutôt que d'attendre que ses clients paient selon les délais habituels de paiement. Voici comment le processus fonctionne généralement :

L'affactureur, également appelé factor, vous paiera une avance sur le montant de plusieurs factures électroniques dues par vos clients, déduisant les frais liés à cette transaction. Il achète vos créances avant leur date de paiement prévue. Ainsi, vous obtenez une avance de trésorerie sur des sommes qui vous sont dues, mais qui n'ont pas encore été réglées par vos clients.

1. Choix d'un Factor (société d'affacturage) : l'entreprise choisit une société d'affacturage à qui elle souhaite vendre ses factures. Il est important de comparer les services et les frais de différents factors pour trouver le meilleur partenariat.
2. Accord de factoring : la société signe un accord avec l'affactureur, qui détaille les termes de l'opération, y compris les frais, le taux d'avance (le pourcentage du montant de la facture électronique que le factor paiera immédiatement) et les conditions de rachat des factures impayées.
3. Transfert des factures : L'entreprise envoie ses factures au factor. Ces factures doivent être libres de tout gage ou autre restriction.
4. Vérification et approbation : la société d'affacturage vérifie les factures pour s'assurer qu'elles sont valides et que les clients (débiteurs) sont solvables. Cette étape peut inclure une analyse de crédit des clients de l'entreprise.
5. Financement : après approbation, le factor avance un pourcentage de la valeur totale de la facture électronique à l'entreprise. Ce pourcentage peut varier généralement entre 70 % et 90 %, selon l'accord.
6. Gestion des créances : la société d'affacturage prend en charge la gestion des créances et le recouvrement des factures. Cela implique de contacter les clients de l'affacturé pour s'assurer du paiement des factures à leur échéance.
7. Paiement final : lorsque le client paie, le factor verse le reste du montant de la facture à l'entreprise, moins les frais de service convenus.
8. Frais : les frais pour l'affacturage incluent souvent un pourcentage de la facture électronique financée, des frais de gestion des comptes, et des frais de crédit en cas de vérification de solvabilité des clients.

L'affacturage peut être un outil précieux pour améliorer la trésorerie des entreprises, particulièrement celles qui ont des cycles de paiement longs ou qui doivent rapidement mobiliser des fonds pour financer leur croissance ou gérer les dépenses courantes. Il est cependant important de prendre en compte les coûts associés et de s'assurer que l'accord est bénéfique à long terme pour l'entreprise.

L'affacturage apporte plusieurs avantages aux entreprises qui souhaitent utiliser le factoring:

• Amélioration de la trésorerie : permet un accès rapide aux liquidités.
• Gestion du risque de crédit : Le factor peut offrir une protection contre les défaillances de paiement des débiteurs.
• Externalisation du recouvrement : réduit la charge administrative associée au suivi des comptes clients.

Les avantages de la facture électronique pour l'affacturage

L'utilisation de la facture électronique dans le cadre de l'affacturage présente plusieurs avantages significatifs pour les entreprises. Voici quelques points clés précisant ces bénéfices :

1. Rapidité de traitement : les factures électroniques sont émises et reçues presque instantanément, ce qui accélère le processus d'affacturage. Cela permet aux entreprises de disposer plus rapidement des fonds nécessaires à leur fonctionnement.
2. Réduction des erreurs : la facturation électronique diminue le risque d'erreurs liées à la saisie manuelle des données. Cela facilite le traitement par le factor et réduit les délais liés aux corrections.
3. Amélioration de la trésorerie : avec un traitement plus rapide et une réduction des erreurs, les entreprises peuvent améliorer leur flux de trésorerie, aidant ainsi à gérer plus efficacement les cycles de paiement.
4. Suivi et gestion facilités : les factures électroniques peuvent être suivies et gérées efficacement grâce aux systèmes en ligne, améliorant la transparence et la gestion des comptes clients.
5. Réduction des coûts : l'élimination du papier, des frais postaux et des coûts de stockage permet de réaliser des économies significatives, minimisant également les frais administratifs liés à la gestion des factures.
6. Sécurité accrue : les factures électroniques offrent une fiabilité supérieure, avec l'utilisation de protocoles de chiffrement et d'autres mesures de sûreté pour protéger les données sensibles.
7. Conformité réglementaire : les facturations électroniques facilitent l'adhérence avec les réglementations gouvernementales, grâce à une meilleure traçabilité et enregistrement des transactions.

En résumé, l'adoption de la facture électronique dans le processus d'affacturage offre des avantages considérables en termes de rapidité, de réduction des erreurs, d'amélioration de la trésorerie, de suivi et gestion facilités, de diminution des coûts, de sécurité accrue, et de conformité réglementaire, contribuant ainsi à une gestion plus efficace et à un meilleur contrôle financier pour les entreprises.

Les avantages de la facture électronique pour l'assurance crédit

L'intégration de la facture électronique dans le domaine de l'assurance-crédit offre plusieurs avantages notables qui peuvent améliorer l'efficacité et la sécurité des transactions commerciales. Voici les principaux bénéfices :

1. Rapidité de transmission des données : les factures électroniques permettent un transfert instantané et sécurisé des données de vente aux assureurs, ce qui accélère le processus de notification des ventes et des crédits clients. Cela permet aux assureurs de réagir plus rapidement dans l'évaluation du risque de crédit et la mise à jour des couvertures d'assurance.
2. Amélioration de la précision des données : l'automatisation associée aux facturations électroniques réduit les erreurs humaines dans la saisie des données. Cela assure une plus grande précision dans les informations transmises à l'assureur, facilitant une évaluation plus juste et précise du risque de crédit.
3. Facilité de gestion des polices d'assurance : avec les factures électroniques, les entreprises peuvent mieux gérer leurs polices d'assurance crédit. Elles permettent de suivre en temps réel les limites de crédit accordées par les assureurs et de s'assurer que les ventes restent dans les limites de la couverture.
4. Suivi amélioré des créances : les facturations électroniques permettent un suivi plus efficace des créances en offrant une visibilité en temps réel sur l'état des paiements et les retards. Cela aide les entreprises et les assureurs à identifier rapidement les problèmes de paiement et à prendre les mesures nécessaires pour minimiser les risques de défaut.
5. Réduction des coûts et des délais de traitement : l'administration des facturations électronique diminue les dépenses associés à la gestion papier, comme l'impression, l'envoi et le stockage des factures. Les économies réalisées peuvent être significatives, surtout pour les entreprises ayant un grand volume de transactions.
6. Conformité réglementaire accrue : les factures électroniques facilitent le respect avec les régulations locales et internationales concernant la transparence financière et la lutte contre la fraude. La traçabilité et l'archivage électronique des factures simplifient les audits et les contrôles fiscaux.
7. Réactivité accrue en cas de litige : la disponibilité immédiate des facturations électroniques permet une réaction plus rapide en cas de disputes ou de litiges commerciaux, accélérant ainsi les résolutions et aidant à maintenir une bonne communication entre les clients et les fournisseurs.
8. Meilleure relation client : l'utilisation de factures électroniques peut également améliorer la satisfaction des clients en offrant des processus de facturation plus clairs, plus rapides et plus transparents.