Définition proforma

Une facture pro forma est un document similaire à un devis délivré par le vendeur, mais avec un caractère plus officiel.

Le terme « Pro forma » provient du latin et signifie « pour la forme ». Elle précise les termes de la commande à savoir principalement le contenu, le prix et les conditions de vente. Elle est utilisée comme devis officiel sous format d'une facturation.

On retrouve souvent ce type document dans les relations BtoB dans les secteurs des ventes de biens, de prestations de services ou du BTP et des travaux publics.

Qu'est-ce qu'une facture pro forma ?

Une facture proforma se rapproche d'un devis, car elle est utilisée pour définir formellement la valeur d'une transaction avant l'expédition ou la réalisation effective de la vente.

• En relation commerciale le terme pro forma est souvent utilisé pour indiquer une transaction ou un relevé prévu.
• Elle peut être similaire à une commande d'achat confirmée et peut être juridiquement contraignante, selon les circonstances.
• Une facture proforma est conçue pour décrire les détails et le coût d'un produit ou d'un service.
• Elle inclut le fait qu'elle est remise avant que le travail ne soit effectué.
• Les documents pro-forma ne sont pas obligatoires comme les facturations, c'est pour cette raison qu'elles ne sont utilisées que pour le commerce international.

A contrario d’une facture traditionnelle, il s'agit d'un engagement de biens ou de services qui n'ont pas encore été livrés.

Un document pro forma est un bon de commande confirmé qui décrit les biens ou les prestations qu'un vendeur s'engage à vendre. Ellea doit comprendre tous ces détails plus le prix.

Quel est la raison d'être d'une facture pro forma ?

Une facturation ordinaire sert à facturer des travaux déjà effectués ou des produits déjà livrés, une facture pro forma est un devis ou une estimation envoyée avant que les opérations ne soient effectués ou que les produits ne soient expédiés.

Le but est de s'assurer que le vendeur et le client sont sur la même longueur d'onde en ce qui concerne leur accord, y compris le coût.

Par ailleurs, elle est aussi utilisé pour obtenir en avance le paiement de la marchandise grâce à ce document provisoire. Quand la livraison a bien été réceptionnée, le fournisseur peut éditer la facture définitive.

Ce justificatif sert aussi à obtenir un prêt auprès de votre banque dans le cadre d'une estimation pour un projet ou de transactions internationales dans le cadre d'importation ou d'exportation.

Pour obtenir une autorisation des douanes, ce document est utilisé dans la déclaration de la valeur des marchandises.

Pour l'export, il est nécessaire d'indiquer le motif de l'exportation et quel est la nature des articles (à vendre, échantillons, réparations, retours ou des cadeaux).

Un exemplaire pro forma fournit à l'acheteur et au vendeur les éléments de base d'une vente, en ventilant les articles ou les services. Elle est souvent utilisée pour envoyer aux clients un aperçu détaillé de leur achat, avant de créer une véritable facture.

Pour résumé, elle sert de justificatif pour préparer ou réaliser une opération, finaliser une transaction, remplacer une proposition commerciale, préparer le paiement pour des biens pas encore livrés ou des prestations pas déjà terminés.

Quelle est la différence entre un devis et une facture proforma ?

Une facture pro forma ressemble beaucoup à une facturation ordinaire, avec des différences importantes.

• Elle indique clairement qu'il s'agit d'une pièce proforma.
• Il n'y a pas de numéro de facturation.
• Les acheteurs ne sont pas obligés de payer pour les produits ou les services qu'une liste pro forma énumère.
• Il peut être utile de préciser une proposition de vente, de donner au client la possibilité de demander des modifications et de convertir la feuille pro forma en une facturation ordinaire en changeant le titre et en ajoutant un numéro pour facturer.
• La pièce complétée peut alors être facilement rééditée.
• Une facture pro forma n'a pas de valeur légale, fiscale, juridique ou comptable, elle n'est donc pas incluse dans votre comptabilité.

Les éléments que votre facturation doit comporter.

1. En-tête en haut du document
2. Mentionnez toujours "Facture pro forma" dans l'en-tête.
3. Les mentions légales et obligatoires.
4. Indiquez le logo de votre entreprise, la raison sociale, son nom et ses coordonnées, les prix HT avec la TVA avec la devise en cas de transaction internationale, la date, les quantités, les délais de paiement avec les conditions générales ou particulières de ventes (CGV), les déductions ou remises éventuelles, les références de la commande, les délais de livraison, le nom du prospect, la validité de l'offre, le numéro de pro forma, afin que votre facture soit facilement reconnaissable.
5. Pour des transactions à l'étranger, il est nécessaire de préciser les conditions de transport, l'Incoterm (lieu d’enlèvement, assurance et transfert de propriété). Utilisez les noms et adresses complètes pour vos propres coordonnées, ainsi que celles de l'acheteur.

Quelle est la différence entre une Facture proforma et une facture commerciale ?

Dans les deux cas, elles indiquent la valeur marchande. Mais la facturation accompagne obligatoirement des biens ayant un tarif et elle doit être payée par l'acheteur alors qu'un texte proforma peut être édité sans marchandise et ne peut obtenir un paiement.

La facture est un document juridique, commercial, comptable et fiscal. Elle est obligatoire toutes les ventes de biens et prestations de services entre les entreprises (B2B). Elle engage le fournisseur et le client suivant les conditions du contrat et dans la cadre de la relation commerciale. Elle est utilisée pour calculer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) perçue par l'entreprise.

C'est un document de référence pour les échanges et les justificatifs en cas de litige entre les deux parties.

L'affacturage pour financer les factures

Avec l'affacturage, vous avez la possibilité de financer vos factures clients sans attendre la date d'échéance pour être payé. Pour cela, vous devez souscrire un contrat de factoring auprès d'un Factor (la société d'affacturage).

Le contrat comprend 3 services : le financement sous 24 heures des créances émises sur vos acheteurs à partir de la date de réception de la facturation, une assurance contre les impayés (en remplacement ou en l'absence de garantie contre le risque de non-paiement chez un assureur crédit) et la gestion du poste clients avec le suivi, les encaissements et le recouvrement des ventes.

Pour les TPE, il est possible de financer à la facture sans avoir les contraintes d'un contrat d'affacturage. Les avantages sont les suivants : pas d'engagement de volume, possibilité de choisir les créances à financer, opportunité de sélectionner les clients que vous souhaitez affacturé, pas de caution à fournir, aucune demande de fonds de garantie.

Affacturage et facture pro forma

Une facture pro forma est une facturation établie légitimement, avant la prestation du service ou la fourniture des biens auxquels elle se rapporte. Elles sont une forme d'une facture anticipée, généralement pour des biens plutôt que des services et dans le but d'obtenir un paiement anticipé.

Bien qu'elle puisse être conforme aux conditions de vente et aux exigences du client, en étant payée rapidement à la date de facturation, il n'y a pas de dette. Celle-ci naît au fur et à mesure de l'exécution du service, ou une fois la marchandise livrée. La livraison finale, comme dans le cas des frais de maintenance, peut couvrir une période, généralement de 12 mois maximum. Cependant, la cession de ces créances exposerait potentiellement le factor à un paiement anticipé d'une dette future. Si le client cesse son activité avant d'avoir terminé le service (ou livré les marchandises), la dette ne pourra pas être recouvrée ou, si elle a déjà été payée, le débiteur pourra chercher à la compenser par d'autres dettes en cours.

C'est pourquoi il n'est pas possible de financer les factures pro forma. L'examen des bons de commande et des contrats devrait permettre d'identifier ce type de facturation à l'avance. La nature de l'activité peut également fournir un indicateur.

Une entreprise n'est donc pas adaptée à l'affacturage si la majorité de ses factures sont établies avant l'exécution du service ou la livraison des marchandises. Il convient de faire preuve de prudence et de signaler les cas où des dettes de ce type sont mélangées avec des créances affacturables sur un même débiteur.