Justificatifs en Affacturage

Pour tous les factors, il est nécessaire de fournir un certain nombre de pièces justificatives pour obtenir un contrat d'affacturage. A savoir, les pièces d’identité du gérant, le KBIS de votre structure, les derniers statuts à jours ainsi que le dernier bilan détaillé pour la comptabilité.

En effet, les affactureurs sont soumis comme les banques à une réglementation importante. L’un des premiers engagements d’un établissement financier est de connaitre ses clients KYC (Know Your Customer). Cependant, certains factors demandent plus de justificatifs que d’autres.

Ainsi en plus des documents de bases, ils exigent le CV du dirigeant, la liasse fiscale, la balance clients et fournisseurs, une copie du rapport du commissaire aux comptes ainsi que le journal des ventes.

L'affacturage est une solution financière permettant aux entreprises de céder leurs créances clients à un affactureur, appelée factor, afin d'améliorer leur trésorerie. Pour mettre en place un contrat d'affacturage, il est indispensable de fournir un ensemble de pièces justificatives attestant de la légitimité des créances et de la santé financière de l'entreprise.

Justificatifs requis pour la mise en place du contrat de factoring : les factors exigent généralement les documents suivants pour évaluer la solvabilité et la fiabilité de l'entreprise :

• Pièces d'identité du dirigeant : copies de la carte nationale d'identité ou du passeport.
• Extrait Kbis : document officiel attestant de l'existence légale de la société, datant de moins de trois mois.
• Statuts à jour : version la plus récente des statuts de la structure, certifiée conforme.
• Derniers bilans et comptes de résultat : généralement les deux derniers exercices comptables.
• Liasse fiscale : ensemble des documents fiscaux transmis à l'administration, incluant le bilan, le compte de résultat et les annexes.
• Balance clients et fournisseurs : états détaillant les encours clients et fournisseurs.
• Rapport du commissaire aux comptes : si la société est soumise à cette obligation.
• Journal des ventes : registre récapitulant l'ensemble des ventes réalisées.

Ces documents permettent au factor d'évaluer la santé financière de l'entreprise et de déterminer les conditions du contrat d'affacturage. Il est à noter que certains factors peuvent demander des justificatifs supplémentaires, tels que le curriculum vitae du dirigeant ou une plaquette commerciale de l'entreprise.

Les justificatifs demandés pour affacturer vos factures

Pour pouvoir financer vos créances avec l'affacturage, l'affactureur demandent un certain nombre de justificatifs comme l’ensemble des documents certifiant que la transaction ou prestation a bien été réalisée et livrée au client :

• le bon de commande : ce document de vente est émis par le client au moment où il effectue un achat.
• le bon de livraison (BL) : aussi appelé "bordereau d'expédition" ou "bordereau de réception des marchandises", c'est une pièce qui accompagne une expédition de colis, et qui fournit une liste des produits et de la quantité de biens inclus dans la remise. C'est une preuve que les biens ont bien été livrés ou que les services ont été réalisés. Si vous envoyez un BL avec votre envoi des articles, il peut être utilisé comme liste de contrôle par votre client pour s'assurer que tout est là. Chaque article figurant sur un bon de livraison doit se trouver dans l'envoi qui l'accompagne. Il indique également si certaines marchandises de la commande initiale ne sont pas jointes, ce qui permet d'avoir une vue d'ensemble de ce que le destinataire a commandé et de ce qui a été envoyé dans cette distribution particulière. Dans certains cas, une copie du bon de livraison est signée par le destinataire, puis renvoyée au vendeur ou à l'expéditeur comme preuve de réception. On parle alors de "livraison enregistrée" ou de "contre signature". Si le BL a été signé par le destinataire, vous pouvez être sûr que votre colis est arrivé à destination.
• le bon d’enlèvement du transporteur ou document de transport : le justificatif doit être daté et signé au moins par le convoyeur et le vendeur au moment du chargement.
• la facture : c'est une note remise au client pour un produit livré ou un travail effectué. Pour rappel : La loi de LME limite le délai légal de paiement en France à 45 jours (fin de mois) ou 60 jours (date d'émission de la facturation). Le respect de cette condition est indispensable pour obtenir des garanties liées à l'assurance-crédit.
• le bordereau de relevé horaire : ce justificatif valide les heures qui ont effectués dans le cadre de la prestation.
• Dans le secteur du BTP, pour utiliser l'affacturage, le bon d’attachement reprendra l’évolution de l’avancement des situations de travaux, en listant régulièrement le chiffrage. Les situations seront validées par le maître d’oeuvre (du donneur d’ordre), une fois signé et validé, on parlera de pré-facturation. C'est sur cette base sur laquelle l’entreprise va éditer sa facture et pourra être payé par le factor.

Les justificatifs pour l'affacturage dans le secteur du BTP

Dans le secteur du BTP, le bon d'attachement est utilisé pour suivre l'avancement des travaux et sert de base à la facturation. Ce document, validé par le maître d'œuvre, est essentiel pour le financement des factures correspondantes.

Bonnes pratiques à respecter :

• Mention de subrogation : chaque facturation doit comporter une mention indiquant que la créance a été cédée au factor, informant ainsi le client que le paiement doit être effectué directement à ce dernier.
• Transmission des originaux : l'original de la facture est envoyé au client, tandis qu'une copie est conservée pour le factor.
• Archivage des justificatifs : même si certains factors n'exigent pas la transmission systématique de tous les justificatifs, il est impératif de les conserver et de les tenir à disposition en cas de contrôle ou de demande ultérieure.

En respectant ces exigences documentaires, l'entreprise facilite la mise en place et le bon fonctionnement de son contrat d'affacturage, assurant ainsi une gestion optimale de sa trésorerie.

Dans la remise documentaire pour l’export, les justificatifs sont là aussi essentiels !

Lors d’un encaissement documentaire, l'entreprise exportatrice va centraliser les documents prouvant la réalité de la facture : facturation de transport et le titre. Ils les adressent à sa banque qui les retourne à la banque de l'importateur. Qui elle-même les adressera à l'importateur contre le paiement ou l'acceptation d'une traite.

Par la suite, le vendeur fait confirmer par sa banque le montant dû par son acheteur contre remise des pièces. Ainsi, les documents sont adressés à l'acheteur exclusivement contre paiement ou validation d'une lettre de change.

En remise documentaire, le banquier agit comme un mandataire de son client. Il représente son acheteur et intervient suivant ces instructions !

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