Procurement

Le procurement, également connu sous le nom d'approvisionnement, joue un rôle clé dans la gestion des entreprises en garantissant l’acquisition efficace des biens et services nécessaires à leur activité. Maîtriser ce processus permet d’optimiser les performances et d’atteindre les objectifs stratégiques.

Ce guide propose une exploration approfondie de la notion de procurement, en mettant en lumière son importance, les stratégies permettant de l’améliorer, ainsi que les défis rencontrés et les solutions envisageables. Nous aborderons également les évolutions récentes du secteur, notamment l’influence croissante des nouvelles technologies sur les pratiques d’approvisionnement.

Définition du procurement

Il s’agit d’une transformation numérique du processus d’approvisionnement, permettant de gérer l’ensemble des achats via des plateformes en ligne.

Ce terme recouvre :

• l’analyse des besoins : déterminer les produits ou services requis pour répondre aux objectifs de l'entreprise.​
• la sélection des fournisseurs : rechercher et sélectionner des sociétés potentiels capables de satisfaire ces besoins,
• la négociation des contrats : discuter des termes contractuels, incluant les prix, les délais de livraison et les conditions de paiement,
• la gestion des relations fournisseurs : superviser l'exécution des accords pour assurer le respect des engagements mutuels,
• Évaluation des performances : analyser la qualité des biens ou services fournis et la fiabilité des fournisseurs pour des collaborations futures.

Il joue un rôle clé dans la compétitivité des entreprises en optimisant les coûts, la qualité et la gestion des risques liés aux achats.

Qu’est-ce que le procurement ?

Il se divise en plusieurs catégories, notamment le direct procurement (achats liés à la production), l’indirect procurement (achats de fonctionnement) et le sustainable procurement (approvisionnement responsable).

Avec la montée en puissance des technologies, le e-procurement (approvisionnement digitalisé) et l’utilisation de solutions comme l’intelligence artificielle et la blockchain transforment le secteur, permettant d’automatiser les processus, d’améliorer la traçabilité et de renforcer l’efficacité des achats.

Le procurement ne se limite pas uniquement à l’achat. Il s’agit d’une fonction stratégique qui inclut :

• L’évaluation des besoins : identifier les ressources et services essentiels à l’entreprise.
• L’analyse du marché : étudier les tendances, les coûts et les fournisseurs potentiels.
• La sélection des fournisseurs : choisir des partenaires fiables selon des critères de prix, qualité, délais et conformité réglementaire.
• La négociation des contrats : optimiser les conditions d’achats pour garantir la rentabilité et minimiser les risques.
• La gestion des relations fournisseurs : maintenir une collaboration efficace et anticiper les éventuelles ruptures d’approvisionnement.

Le procurement va bien au-delà d’un simple acte d’achat : il intègre une vision stratégique et une gestion des risques pour assurer un approvisionnement efficace, économique et durable.

Objectifs du procurement

Les principaux objectifs du procurement incluent :

• Assurer la continuité des opérations : veiller à ce que les biens et services requis soient disponibles en temps voulu pour éviter toute interruption des activités.​
• Optimiser les coûts : négocier des conditions avantageuses pour réduire les dépenses sans compromettre la qualité.​
• Gérer les risques : identifier et atténuer les risques liés à la chaîne d'approvisionnement, tels que les défaillances des fournisseurs ou les fluctuations des prix.​
• Améliorer la qualité : collaborer avec des fournisseurs fiables pour garantir des produits ou services conformes aux standards de l'entreprise.​
• Favoriser l'innovation : travailler avec des partenaires capables de proposer des solutions innovantes qui apportent une valeur ajoutée à l'entreprise.

  Qu’est-ce que le purchasing ?

  Le purchasing (achat) est une sous-fonction du procurement. Il concerne l’acquisition concrète des biens et services une fois les fournisseurs sélectionnés et les besoins définis. Il se concentre principalement sur :

  • L’émission des bons de commande
  • Le suivi des livraisons et réceptions
  • Le traitement des paiements aux fournisseurs
  • Le respect des conditions négociées dans les contrats

  Le purchasing est donc plus opérationnel, tandis que le procurement est plus stratégique.

  Quelle est la différence entre le « Procurement » et le « Purchasing » ?

  Critères	Procurement	Purchasing
  Définition	Processus stratégique d’acquisition de biens et services	Exécution des achats une fois la stratégie définie
  Objectif	Maximiser la valeur et réduire les risques	Gérer l’achat de manière efficace et conforme
  Tâches principales	Analyse des besoins, sourcing, négociation, gestion des relations fournisseurs	Commande, réception, paiement
  Vision	Long terme (stratégique)	Court terme (opérationnel)

  
  

  Rôle et missions du procurement

  Le procurement a un rôle essentiel dans l’optimisation des coûts et la pérennité des entreprises. Ses missions principales incluent :

  1. Gestion stratégique des fournisseurs : sélectionner et évaluer les approvisionneurs pour minimiser les risques. Établir des relations durables et favoriser la collaboration.
  2. Optimisation des coûts et des marges : réduire les coûts tout en garantissant qualité et délais. Mettre en place des politiques de réduction des dépenses superflues.
  3. Gestion des risques et conformité : assurer le respect des réglementations locales et internationales. Anticiper les pénuries ou ruptures d’approvisionnement.
  4. Digitalisation et innovation : intégrer des outils numériques pour optimiser les processus d’achats. Automatiser certaines tâches pour gagner en efficacité.
  5. Responsabilité sociétale et environnementale (RSE) : s’engager dans des achats durables et éthiques. Réduire l’empreinte carbone des achats (choix des fournisseurs, circuits courts, etc.).

Le procurement impacte directement la performance financière et opérationnelle d’une entreprise en garantissant un approvisionnement fluide et optimisé.

Procurement et affacturage

Le procurement implique souvent des délais de paiement longs entre les entreprises et leurs fournisseurs, ce qui peut poser des problèmes de trésorerie. L’affacturage est une solution efficace pour optimiser la gestion financière du procurement.

Qu’est-ce que l’affacturage ?

L’affacturage consiste à céder ses factures clients à un factor qui avance immédiatement les fonds. Cela permet d’accélérer la trésorerie et d’éviter les tensions de liquidités.

Quels sont les liens entre le procurement et l'affacturage ?

• Amélioration du BFR : l’entreprise n’a plus à attendre 30, 60 voire 90 jours pour être payée.
• Sécurisation des fournisseurs : les fournisseurs peuvent être réglés plus rapidement, évitant ainsi des ruptures de stock.
• Négociation de meilleures conditions d’achat : un paiement rapide des fournisseurs peut permettre d’obtenir des remises ou de meilleures conditions contractuelles.
• Gestion des risques : certains contrats d’affacturage incluent une assurance-crédit pour couvrir les risques d’impayés.

En intégrant procurement et affacturage, les entreprises améliorent leur trésorerie, réduisent leurs risques financiers et optimisent leurs relations fournisseurs, un véritable atout dans un contexte économique incertain.

Les bonnes pratiques pour une gestion optimisée du procurement

Pour améliorer la gestion du procurement, les entreprises peuvent adopter les pratiques suivantes :

• Dématérialiser le processus d'achat : utiliser des solutions d'e-procurement pour automatiser les transactions, réduire les erreurs et accélérer les procédures. ​
• Centraliser les informations fournisseurs : maintenir une base de données actualisée des approvisionneurs pour faciliter le suivi des performances et la prise de décision. ​
• Évaluer régulièrement les risques : mettre en place des matrices de risques pour anticiper et gérer les potentiels problèmes liés aux fournisseurs. ​
• Contrôler les achats de manière appropriée : établir des procédures de validation claires pour chaque type d'achat afin d'assurer une utilisation judicieuse des ressources. ​
• Planifier les approvisionnements : analyser les tendances d'achat et les niveaux de stock pour éviter les surstocks ou les ruptures. ​
• Éviter les dépassements budgétaires : suivre les dépenses en temps réel pour s'assurer qu'elles restent conformes aux budgets prévus. ​
• Considérer la valeur globale des approvisionneurs : évaluer les fournisseurs non seulement sur le prix, mais aussi sur des critères tels que la qualité, la fiabilité et la capacité d'innovation. ​

L'impact de la technologie sur le procurement

L'avènement des technologies numériques a transformé le domaine du procurement. L'e-procurement, ou approvisionnement électronique, permet aux entreprises de dématérialiser leurs processus d'achat, offrant ainsi plusieurs avantages :​

• Réduction des coûts : les transactions électroniques diminuent les coûts administratifs et opérationnels.​
• Amélioration de l'efficacité : l'automatisation des tâches répétitives libère du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.​
• Transparence accrue : la traçabilité des transactions est améliorée, facilitant les audits et le contrôle interne.​
• Meilleure collaboration : les plateformes numériques favorisent une communication fluide entre les différents acteurs de la chaîne d'approvisionnement.​

Cependant, la digitalisation du procurement nécessite une gestion rigoureuse des données et une formation adéquate des équipes pour exploiter pleinement les outils technologiques.

Qu'est-ce que l'e-procurement ?

L’e-procurement, ou approvisionnement électronique, désigne l’ensemble des processus d’achat et de gestion des fournisseurs réalisés via des solutions numériques. Cette approche permet aux entreprises de dématérialiser leurs transactions et d’optimiser la gestion des achats grâce à des plateformes digitales.

Il s'agit d'un concept exclusivement dédié aux achats B2B (Business to Business), ce qui signifie qu’il concerne uniquement les relations commerciales entre entreprises et exclut le B2C (Business to Customer), c’est-à-dire les achats réalisés par des particuliers.

Comment fonctionne l’e-procurement ?

L’e-procurement repose sur la digitalisation de l’ensemble du processus Procure-to-Pay (P2P), qui comprend trois grandes étapes :

1. Sélection des produits : l’entreprise accède à une plateforme en ligne (catalogue électronique, site marchand B2B, Punch-Out) où sont référencés les produits et services de ses fournisseurs. Les conditions contractuelles (prix négociés, remises, délais de livraison) sont directement intégrées dans le système.
2. Passation et envoi de la commande : une fois validée, l'achat est automatiquement envoyée au fournisseur sous forme de document électronique ou via une place de marché digitale. Le fournisseur prépare immédiatement la livraison des produits ou services commandés.
3. Facturation et paiement : la facture est envoyée sous forme dématérialisée (fichier PDF ou format structuré).Le rapprochement entre la facture et la commande est automatisé, permettant de déclencher le paiement sans intervention manuelle.

Conclusion

Le procurement est un levier stratégique pour optimiser les coûts et assurer une gestion fluide des approvisionnements. Contrairement au purchasing, qui est opérationnel, le procurement adopte une vision stratégique.

L’affacturage est un outil complémentaire permettant d’améliorer la trésorerie et sécuriser les fournisseurs, renforçant ainsi l’efficacité du procurement.

FAQ : procurement, tout ce que vous devez savoir

1. Quels sont les types de procurement ?

👉 Le procurement se décline en plusieurs catégories, chacune répondant à des besoins spécifiques de l’entreprise, qu’il s’agisse d’achats stratégiques pour la production, de services professionnels ou d’une approche plus responsable intégrant des critères environnementaux et sociaux.

• Direct Procurement : concerne les matières premières et composants nécessaires à la production des produits finis.
• Indirect procurement : regroupe les achats non liés à la production, comme les fournitures de bureau, les logiciels, ou encore les prestations de services.
• Services procurement : concerne l’acquisition de services professionnels (conseil, maintenance, IT, etc.).
• Sustainable procurement : inclut les critères environnementaux et sociaux dans le choix des fournisseurs.

2. Quelles sont les étapes du processus de procurement ?

👉 Le procurement suit un processus structuré, allant de l’identification des besoins à l’évaluation des fournisseurs, afin d’assurer des achats optimisés, sécurisés et conformes aux attentes de l’entreprise.

• Identification des besoins : analyse des exigences de l’entreprise.
• Recherche et sélection des fournisseurs : identification des prestataires potentiels et évaluation de leur fiabilité.
• Négociation des contrats : fixation des conditions tarifaires, des délais et des clauses contractuelles.
• Passation des commandes : émission des bons de commande et validation des conditions.
• Réception et contrôle des produits/services : vérification de la conformité et validation des paiements.
• Évaluation et suivi des fournisseurs : analyse des performances pour optimiser les relations à long terme.

3. Pourquoi le procurement est-il important pour une entreprise ?

👉 Le procurement joue un rôle stratégique dans la performance des entreprises, bien au-delà de la simple acquisition de biens et services.

• Optimisation des coûts : une gestion efficace permet de réduire les dépenses et d'améliorer la rentabilité.
• Amélioration de la qualité : sélection des meilleurs fournisseurs pour garantir des produits et services conformes aux exigences.
• Réduction des risques : sécurisation des chaînes d’approvisionnement pour éviter les ruptures.
• Gain de temps et d’efficacité : automatisation et structuration des processus.
• Responsabilité sociale et environnementale : intégration des critères RSE dans les décisions d’achat.

4. Quels outils et technologies sont utilisés en procurement ?

👉 Avec l’essor de la digitalisation, le procurement s’appuie sur des outils et technologies avancés pour optimiser la gestion des achats et renforcer la sécurité des transactions.

• ERP (Enterprise Resource Planning) : gestion centralisée des achats et des stocks.
• E-procurement : plateformes numériques d’achat en ligne et automatisation des commandes.
• Intelligence artificielle et big data : analyse des données pour optimiser les décisions d’achat.
• Blockchain : sécurisation des transactions et traçabilité des fournisseurs.

5. Quels sont les principaux défis du procurement aujourd’hui ?

👉 Le procurement évolue dans un environnement de plus en plus complexe, marqué par des perturbations logistiques, une transformation digitale accélérée, des exigences réglementaires accrues et la nécessité d’un sourcing plus responsable.

• Tension sur les chaînes d’approvisionnement : crise sanitaire, conflits géopolitiques, pénuries de matières premières.
• Digitalisation des processus : adoption d’outils technologiques pour améliorer l’efficacité.
• Conformité réglementaire : respect des normes et exigences légales.
• Sourcing responsable : prise en compte des enjeux environnementaux et sociaux.

5. Différence entre e-procurement et e-sourcing

👉 L’e-procurement ne doit pas être confondu avec l’e-sourcing, qui se concentre sur la phase Source-to-Contract (S2C), soit l’identification et la sélection des fournisseurs avant la passation des commandes. L’e-sourcing comprend :

• La recherche de nouveaux fournisseurs,
• La négociation des contrats,
• L’analyse comparative des offres.

L’e-procurement, quant à lui, intervient après cette phase pour automatiser l’exécution des achats.

6. Qu’est-ce qu’un procurement manager ?

👉 Le procurement manager, ou responsable des achats et de l’approvisionnement, est un professionnel chargé de superviser l’ensemble des processus d’achat et de gestion des fournisseurs au sein d’une entreprise. Il joue un rôle clé dans la réduction des coûts, l’optimisation des ressources et la sécurisation de la chaîne d’approvisionnement.

Son travail ne se limite pas à la simple acquisition de biens et services. Il implique également la négociation des contrats, l’évaluation des fournisseurs et la gestion des risques liés aux achats.

7. Quelle est la différence entre un procurement manager et un supply chain manager ?

👉 Bien que leurs missions soient liées, ces deux rôles ne sont pas identiques :

Le procurement manager se concentre principalement sur les achats et la relation avec les fournisseurs. Il négocie, sélectionne et gère les contrats d’approvisionnement. Le supply chain manager supervise l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement, y compris la gestion des stocks, la logistique et la distribution.

Il veille à l’efficacité des flux de marchandises et à leur livraison dans les meilleures conditions. En résumé, le Procurement Manager gère les achats, tandis que le Supply Chain Manager optimise l’ensemble du processus logistique.