Gestion de factures
GESTION DES FACTURATIONS
Simplicité et rapidité, vos meilleurs alliés pour votre facturation
Gérez vos factures plus efficacement
Utilisez un logiciel online de gestion pour simplifier le suivi et le traitement de votre facturation.
Réduisez les taches courantes d'administration en optimisant le traitement de vos documents pour vos ventes ou vos prestations. Profitez des avantages d'une solution pour gérer vos créances en ligne.
Les avantages de la gestion en ligne
Transformez vos devis en factures, acompte et de solde
Générez des facturations récurrentes
Gérez vos Stocks et générez des Bons de livraison
Gérez votre TVA (unique ou multi)
Donnez un accès à votre Expert-Comptable
Gérez vos dépenses, y compris via votre smartphone
A qui s'adresse la gestion de facture simplifiée ?
“Pour les entreprises qui souhaitent simplifier leur exploitation”.
La gestion de la facturation est un élément très important pour une société dans le cadre de ses échanges avec ses clients ou de ses fournisseurs. La facture permet notamment de matérialiser la transaction financière liée à la vente ou la prestation délivrée. Au niveau de la comptabilité et de la fiscalité, elle constitue une pièce justificative.
Pour gagner du temps, il est préférable pour toutes les activités (micro, très petite ou petite ou moyenne entreprise) d’utiliser un software en ligne pour établir et gérer ses documents.
Le logiciel de factures s’avère essentiel pour gérer intégralement le processus de facturation : depuis la gestion des devis en passant par le bon de livraison, la créance, et enfin le paiement.
Il doit posséder une multitude de fonctionnalités pour couvrir l'ensemble des besoins des structures :
Le software doit pouvoir :
Si vous êtes un entrepreneur à la recherche d’une solution simple et facile pour gérer vos créances, pour suivre facilement et gérer efficacement votre activité, instantanément et où que vous soyez, alors souscrivez un logiciel de gestion de facture.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des factures rapidement opérationnelle pour les TPE et PME ?
La gestion de créances, les devis, le contrôle des règlements sont des fonctions stratégiques de l’entreprise. Ces taches sont souvent chronophages et répétitives, une simplification de ces actions est donc primordiale pour libérer du temps et pour préserver la bonne marche de la structure. Les factures clients ne peuvent contenir ni des fautes de saisie, ni des inexactitudes. Les documents demandent du rangement et de la préservation.
Ces dossiers doivent être disponibles à tout moment aux collaborateurs concernés : commerciaux, comptables, administration des ventes.
La Gestion de factures online vous propose des extraits de vos affaires sur des périodes choisies et vous informe sur des opérations choisies de manière instantanée :
Elle doit aussi pouvoir envoyer des notifications sur des éléments comme les devis, les justificatifs et les paiements :
Avec un outil en ligne de gestion de facturations, vous pouvez réaliser vos devis et factures en un temps éclair. Ce service online vous offre la possibilité de travailler directement sur le document final et de communiquer une image professionnelle de votre société grâce à des dossiers personnalisés.
Avec un logiciel de facturation accessible sur internet, vous sécurisez l’édition de vos pièces administratives. L’entreprise va fiabiliser le processus, mais également alléger les services commerciaux et comptables d’un travail fastidieux et méticuleux. La Gestion dans le cloud de vos pièces permet non seulement de suivre vos règlements, mais aussi de pousser la productivité de vos équipes.
Les avantages d'une gestion de factures efficace
Une gestion efficace des factures n'est pas seulement une nécessité administrative, mais un levier stratégique qui peut avoir des répercussions positives sur l'ensemble de l'entreprise. Découvrez pourquoi ?
1. L'amélioration de la trésorerie
Une gestion efficace des facturations permet d'accélérer les rentrées d'argent dans l'entreprise. En envoyant les factures en temps voulu, en s'assurant qu'elles contiennent toutes les informations nécessaires, et en suivant activement les créances impayées, la société peut réduire considérablement les retards de paiement. Une meilleure visibilité sur les flux de trésorerie prévus permet également à l'entreprise de mieux planifier ses dépenses, d'éviter les découverts bancaires inutiles et de réaliser des investissements judicieux.
2. L'optimisation des relations fournisseurs et clients
La régularité et la précision dans la facturation renforcent la confiance entre l'entreprise et ses partenaires commerciaux. Pour les clients, recevoir des factures claires, précises et ponctuelles simplifie la procédure de paiement et minimise les risques de litiges. D'autre part, en payant rapidement et régulièrement ses fournisseurs grâce à une bonne gestion des factures entrantes, l'établissement peut négocier de meilleures conditions commerciales, telles que des remises ou des délais de paiement plus avantageux.
3. La réduction des erreurs et fraudes
Une bonne gestion des factures limite les erreurs courantes telles que la double facturation ou d'articles non livrés ou la saisie incorrecte des montants. Ces erreurs peuvent coûter cher, tant en termes de ressources pour les corriger qu'en termes de réputation. De plus, avec des systèmes de facturation adéquats, les entreprises peuvent mieux détecter les tentatives de fraude, telles que les factures falsifiées ou les paiements déviés. Cela protège non seulement les finances de l'activité, mais renforce également sa crédibilité auprès de ses partenaires.
4. Les gains d'efficacité opérationnelle
L'automatisation et la centralisation de la gestion des factures peuvent libérer du temps et des ressources précieuses. Au lieu de consacrer des heures à la saisie manuelle, au suivi et à la résolution des problèmes de facturation, les employés peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, des processus de facturation efficaces peuvent réduire le besoin d'un grand nombre de rappels et de relances, rendant les départements comptables et de recouvrement plus productifs. Enfin, en utilisant des outils de facturation modernes, la société peut accéder à des analyses et des rapports détaillés, lui permettant d'affiner continuellement ses processus et d'améliorer sa performance financière.
FAQ : foire aux questions
La gestion de factures implique non seulement l'émission et le suivi des facturations, mais aussi la garantie que chaque facture respecte ces obligations légales. Les mentions obligatoires sur une facture sont encadrées par la législation et doivent impérativement figurer sur chaque document émis pour garantir sa validité juridique et fiscale. En cas de contestation ou de vérification fiscale, des factures correctement rédigées avec toutes les mentions obligatoires servent de preuve juridique. Voici les principales informations qui doivent y apparaître :
1. Date de la facture : Indique la date d’émission de la facture.
2. Numéro de la facture : Chaque facturation doit avoir un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
3. Identité du vendeur ou du prestataire :
4. Identité du client :
5. Description des produits ou services vendus :
6. Montants :
7. Date de livraison ou d'exécution des services : Si elle est différente de la date d’émission de la facture.
8. Conditions de paiement :
9. Numéro de TVA intracommunautaire : obligatoire pour les transactions entre entreprises au sein de l’Union européenne.
10. Mentions légales spécifiques : en fonction de la nature de l’activité ou du statut du vendeur (par exemple, la mention de franchise en base de TVA pour les micro-entrepreneurs exonérés de TVA).
Le respect de ces mentions est essentiel pour garantir la conformité de la facture, éviter tout litige commercial et répondre aux exigences fiscales.
La gestion efficace des factures nécessite une attention particulière aux mentions obligatoires pour assurer la conformité légale, faciliter les opérations comptables et maintenir de bonnes relations commerciales.
La numérotation des factures est indissociable de la gestion efficace des factures. Elle assure non seulement la conformité aux obligations légales, mais elle optimise également les processus internes, renforce le contrôle financier et améliore la relation avec les clients. Une gestion rigoureuse de la numérotation contribue à la santé financière et à la réputation professionnelle de l'entreprise.
La numérotation des factures est une exigence légale incontournable pour garantir la transparence et la traçabilité des documents comptables. Chaque facture doit comporter un numéro unique, attribué de manière chronologique et continue.
Les règles de numérotation :
Voici les principales règles à respecter pour la numérotation des factures :
- Séquencement : les factures doivent être numérotées dans un ordre strictement chronologique, sans sauts ni ruptures dans la séquence.
- Numérotation continue : il est impératif que les numéros soient continue d'une facture à l'autre. Une facturation ne peut pas avoir le même numéro qu'une autre.
- Format libre mais cohérent : le format de numérotation est libre (ex. : F2024-001, INV-2024-001, etc.), mais doit rester cohérent sur l'ensemble des documents émis. L'utilisation d’un préfixe pour l’année ou le mois peut également être envisagée pour faciliter la gestion.
- Une numérotation par série : si une entreprise gère plusieurs activités ou plusieurs points de vente, elle peut choisir de créer des séries distinctes de numérotation, à condition que chacune soit chronologique et sans rupture.
Les conséquences d'une mauvaise numérotation
Le non-respect de la numérotation des factures peut entraîner des sanctions fiscales en cas de contrôle. Une facture mal numérotée ou en double pourrait éveiller les soupçons et mener à des pénalités.
Les avantages de l'automatisation
L'utilisation d'un logiciel de facturation permet de garantir une numérotation automatique et conforme aux exigences légales, réduisant ainsi les risques d'erreur humaine.
Les modalités de conservation des factures sont étroitement liées à la gestion des factures car elles garantissent la conformité légale, renforcent la sécurité financière de l'entreprise, améliorent l'efficacité opérationnelle et soutiennent la prise de décision stratégique. Une gestion efficace des factures ne se limite pas à leur émission et à leur paiement, mais englobe également leur conservation sûre et conforme aux exigences réglementaires.
La conservation des factures, qu'elles soient émises ou reçues, est une obligation légale pour les entreprises. Ces documents doivent être archivés dans des conditions spécifiques pour garantir leur validité en cas de contrôle fiscal ou comptable. Voici les principales règles à respecter concernant la conservation des factures :
Durée légale de conservation
- Conservation pendant 10 ans : conformément à la législation française, les entreprises sont tenues de conserver leurs factures pendant une durée de 10 ans, que ce soit sous format papier ou électronique. Cette règle s'applique aussi bien aux factures clients qu'aux factures fournisseurs.
- Format papier ou numérique : les facturations peuvent être conservées en format papier ou dématérialisé. Toutefois, si une facture est émise ou reçue de manière électronique, elle doit être conservée sous ce format, en respectant les conditions de sécurisation des données.
- Garantie d'authenticité et d'intégrité : en cas de conservation numérique, les factures doivent être stockées de manière à garantir leur authenticité, intégrité, et lisibilité pendant toute la durée de conservation. Cela implique l'utilisation de systèmes sécurisés, tels que la signature, le cachet ou un archivage électronique certifié.
- Accessibilité en cas de contrôle : les entreprises doivent s’assurer que les facturations soient facilement accessibles et disponibles en cas de contrôle par l’administration fiscale ou par d’autres autorités compétentes. Elles doivent pouvoir être restituées dans leur format d'origine.
- Pénalités en cas de non-conservation : le non-respect des règles peut entraîner des sanctions fiscales, notamment en cas de contrôle. Une entreprise incapable de présenter des factures conformes peut se voir infliger des pénalités financières ou fiscales.
Notre offre de gestion de factures
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