L'affacturage semble être la solution idéale pour une entreprise. Mais attention, dans certaines situations, cela peut en fait être très préjudiciable à la gestion de la trésorerie de votre activité.
Tout d'abord, qu'est-ce que l'affacturage ? Le facotring, en plus du financement, prend en charge toutes les tâches liées à la gestion et au maintien de votre registre des ventes. Cela couvre les tâches d'émission de vos factures aux clients, le recouvrement des paiements et le contrôle du crédit. En outre, le factor vous avancera jusqu'à 95 % de la valeur des facturations émises.
Cela vous semble parfait ? Malheureusement, si le factor constate que vos acheteurs ne paient pas dans un délai donné ou qu'il n'aime pas les sociétés avec lesquels vous traitez, il peut commencer à plafonner vos avances de factoring. Lorsque vos fonds commencent à être plafonnés et qu'aucun arrangement alternatif n'est en place, votre flux de trésorerie sera instantanément arrêté et vous pourriez vous retrouver dans une situation très difficile et stressante.
Alors, pensez à votre activité commerciale dès maintenant et essayez de maîtriser cette situation avant que celle-ci ne commence à vous gêner !
Pourquoi résoudre certains des problèmes de l'affacturage ?
L'affacturage peut aider votre entreprise et vous permettre d'accéder rapidement aux liquidités immobilisées dans les factures impayées.
Cependant, même s'il présente de nombreux avantages (augmente votre trésorerie, administration rentable, protection contre les créances douteuses, n'ajoute pas de dette au bilan, mise en place relativement rapide), le factoring comporte un certain nombre d'inconvénients et vous devez en tenir compte et les résoudre avant de vous engager.
Voici un aperçu des principaux inconvénients de l'affacturage : visibilité des processus, réactivité du factor, prise en compte de l'historique commercial des clients. L'une des façons les plus simples de résoudre ces inconvénients est de comprendre ces points et d'apporter des solutions à ces problèmes.
Les solutions pour résoudre les inconvénients de l'affacturage
Voici 3 points auxquels vous devriez penser et comment ils s'appliquent à votre entreprise.
1. Vous n'avez pas de visibilité sur le processus de gestion de votre poste clients
Le problème : La gestion de la facturation de vos clients et de vos rentrées d'argent peut vous sembler une tâche lourde et non prioritaire, surtout si vous souhaitez vous concentrer sur votre croissance. L'affacturage peut être une excellente solution, en particulier lorsque vos coûts sont très élevés au départ, par exemple dans le cas des agences de travail temporaire.
Cependant, en confiant cette tâche de traitement à un tiers, vous perdez la vue et la visibilité sur les mauvais payeurs, la durée de votre cycle de recouvrement et le besoin réel de fonds de roulement de votre entreprise. Au début de votre activité, cela ne vous préoccupe peut-être pas, mais à mesure que votre chiffre d'affaires augmente, les frais d'affacturage basés sur votre chiffre d'affaires brut augmentent proportionnellement. 4% de 200 000 € peut être abordable, 4% de 2 millions d'euros peut sembler cher.
Comment résoudre cette situation : réfléchissez pendant combien de temps et à quel niveau de chiffre d'affaires les coûts d'affacturage, en termes réels, deviendront non compétitifs. Assurez-vous de planifier à l'avance une stratégie de financement alternative. Examinez les conditions de votre contrat pour vous assurer que vous aurez la possibilité de changer le moment venu et ne vous engagez pas pour une trop longue période (maximum une année) sur la promesse d'un pourcentage de factoring plus bas aujourd'hui. Vous pouvez aussi comparer les contrats d'affacturage des différents factors avec notre comparateur pour être certain que vous payez le juste prix. Le passage à l'escompte de factures peut être la bonne solution pour vous à un moment donné, ce qui vous permettra également d'être avancé sur les créances, mais vous devrez assumer la responsabilité de l'émission des facturations, du contrôle du crédit et de la gestion de votre registre des ventes.
2. Réactivité lente aux demandes de renseignements et de notes de crédit.
Le problème : est-il probable que les clients contestent ou mettent en doute les factures en raison de la nature de votre activité ? Si vous faites appel à un grand service d'affacturage, celui-ci sera éloigné de vos bureaux. Les acquéreurs qui appellent pour poser des questions seront probablement traités de manière moins personnelle que si cette fonction était assurée en interne. Les acheteurs ayant des questions sur les factures trouvent souvent qu'ils n'obtiennent pas une réponse rapide pour les copies de facturations ou même les notes de crédit convenues. Tout cela se traduit par des retards de paiement. Une fois de plus, cela va avoir un impact sur votre avance si votre accord prévoit que vous êtes avancé jusqu'à un montant plafonné basé sur l'âge et le solde de votre registre des ventes.
Comment gérer cet inconvénient : vérifiez la réactivité de la société d'affacturage en l'appelant vous-même. Êtes-vous satisfait des temps de traitement de votre interlocuteur face à vos demandes en tant que client ? Y a-t-il une couverture lorsque votre point de contact n'est pas là ? S'il n'est pas réactif, il y a fort à parier que vos acheteurs obtiennent un service encore pire. Vérifiez également sur les notes du grand livre et avec votre contact périodiquement. Quels types de questions et de demandes sont soulevés par vos acquéreurs ? Cela peut vous donner une indication de l'échec du processus. Par exemple, si les acheteurs demandent constamment des copies de factures, cela pourrait indiquer que celles-ci ne sont pas envoyées à temps, voire pas du tout. Vérifiez si vous avez demandé une note de crédit, combien de temps il faut pour que celle-ci soit établie et que vous la voyiez dans le système. Quel est le mode principal d'envoi des facturations et des pièces justificatives à vos clients, courrier postal ou électronique, et combien de temps cela prend-il ?
3. Vous avez de nouveaux clients qui ne disposent pas d'un historique commercial suffisant.
Le problème : les sociétés d'affacturage n'aiment pas vraiment les nouvelles entreprises lorsqu'il s'agit d'accorder des avances sur leurs factures. En l'absence d'historique commercial, elles peuvent simplement décider de ne pas affacturer ces créances, mais se chargeront volontiers de la facturation et du contrôle du crédit de ces clients. Tout cela sera compris dans vos frais, alors assurez-vous de comprendre les critères du factor pour affacturer une entreprise pour vous. Si vous payez pour le contrôle du crédit, assurez-vous que l'affactureur poursuit vos ventes non affacturées aussi vigoureusement que vos facturations prises en compte en factoring.
Comment gérer cette difficulté : Si un certain nombre de vos acquéreurs sont susceptibles de ne pas être affacturés, il peut être utile que vous preniez en charge le contrôle du crédit de vos clients. En termes de gestion de votre trésorerie, ces acheteurs seront critiques et devront probablement faire l'objet d'une surveillance plus étroite jusqu'à ce que vous soyez sûr qu'ils paieront aux conditions prévues et ne ponctionneront pas inutilement vos réserves de trésorerie. Par ailleurs, vérifiez le temps de traitement nécessaire à votre société d'affacturage pour lever, envoyer et collecter le paiement de vos factures non affacturées. Vérifiez le délai que votre factor pense pouvoir respecter. Vérifiez ensuite auprès du client la rapidité avec laquelle il reçoit la créance. Certaines grandes banques ne le savent pas elles-mêmes, alors ne vous fiez pas toujours à ce qu'elles vous disent, effectuez vos propres vérifications.